Nhiều người cho rằng, cách tốt nhất để giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí là ưu tiên cắt giảm nhân sự – mặt bằng, nhưng theo Tổng Giám đốc Constantia Vietnam không phải tất cả đều nên thế. Nếu là doanh nghiệp sản xuất không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi Covid-19, hãy cắt giảm chi phí sản xuất đầu tiên.

Là một trong những doanh nghiệp chuyên sản xuất về bao bì dược phẩm, trực thuộc tập đoàn đa quốc gia Constantia, Constantia Vietnam không thiệt hại nhiều trong suốt mấy tháng qua của đại dịch Covid-19.

Theo bà Nguyễn Phụng Trân – Tổng Giám đốc Constantia Vietnam thì nguồn doanh thu của công ty vẫn ổn định, chỉ là dòng tiền trồi sụt bất định do tác động từ những khó khăn của khách hàng cũng như phải điều chỉnh lượng hàng tồn kho liên tục. Ngoài ra, các loại chi phí của doanh nghiệp cũng có tăng lên chút ít.

Trong ‘thời chiến’ như Covid-19, lãnh đạo cần phải sát sao công việc điều hành doanh nghiệp cũng như giám sát dòng tiền hơn nữa

Dù thế, bản thân bà lẫn Constantia Vietnam cũng phải có những thay đổi nhất định để ‘sống chung’ với virus Corona. Trong thời gian đầu khi dịch bắt đầu bùng phát, không khí tại Constantia Vietnam cũng phần nào khẩn trương để chuẩn bị nhiều phương án ứng phó với ‘thời chiến’ Covid-19.

“Trong thời bình: hàng ngày, tôi sẽ theo dõi doanh thu – tỷ lệ đơn hàng; hàng tuần sẽ nhìn tới dòng tiền; hàng tháng sẽ coi lại các khoản lỗ, các khoản phải chi tiêu xem vấn đề ở đâu và cách giải quyết.

Còn trong mùa Covid-19, hàng ngày tôi cũng rà soát doanh thu – tỷ lệ đơn hàng nhưng theo cách kỹ càng hơn rất nhiều, để có thể ứng phó kịp thời theo thời gian thực. Ví dụ: nếu thấy nhóm sản phẩm nào có đơn hàng giảm, chúng tôi sẽ ngay lập tức giảm lại lượng nguyên liệu tồn kho của nhóm sản phẩm đó.

Hàng tuần, tôi sẽ phải nhìn thêm các khoản thanh toán quá hạn của khách hàng. Nếu tỷ lệ nợ của khách hàng nào đó tăng cao báo động, tôi sẽ xem xét lại và tìm hiểu kỹ hơn trước khi quyết định tiếp tục hợp tác hoặc dừng hẳn. Hàng tháng, tôi sẽ xem lại tổng vốn lưu động“, bà Trân miêu tả cụ thể những thay đổi trong công tác điều hành doanh nghiệp của mình.

Bên cạnh đó, bà cũng tiến hành họp Ban lãnh đạo 1 tuần/1 lần thay vì 2 tuần/lần như trước kia để kịp thời cập nhập những tình hình của dịch bệnh, nhìn về khó khăn của dòng tiền…để mọi người có thể thường xuyên thảo luận tìm ra giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thay đổi kịp thời. Ví dụ: như dời lịch nhập nguyên vật liệu ra xa hơn, cải thiện dòng tiền…

Ngoài ra, bà còn yêu cầu các trưởng bộ phận phải cùng trình bày những đánh giá của bản thân về những công việc – quá trình thực việc mục tiêu KPI của team mình. Ví dụ: phòng nhân sự sẽ nói về chỉ số tuyển dụng – nghỉ việc, phòng sản xuất sẽ trình bày về tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu… Mục đích của việc để mọi người cùng nghe là muốn tất cả phải có trách nhiệm với các chỉ số – nhiệm vụ mà mình phải thực hiện, cũng như hiểu hơn sự liên hệ – liên quan giữa các bộ phận mà từng người phụ trách đến bộ phận tài chính là gì.

“Trong công ty của tôi có một điều tương đối đặc biệt, là tiền thu khách hàng là việc của bộ phận kinh doanh chứ không phải bộ phận kế toán. Ngoài bán hàng, các nhân viên trong phòng kinh doanh cũng phải chịu trách nhiệm thu hồi công nợ từ những khách hàng mà mình đã bán. Việc một người bán hàng còn để người khác đi thu tiền thật không hợp lý. Các nhân viên kinh doanh phải chịu trách nhiệm đến cùng khách hàng mà mình phụ trách“, Tổng Giám đốc Constantia Vietnam nhận định.

Khiến dòng tiền của doanh nghiệp tốt lên thông qua những điều chỉnh khi tìm nhà cung cấp, tối ưu hóa hàng tồn kho…

Để tình hình tài chính của doanh nghiệp khỏe mạnh và dòng tiền luân chuyển liên tục trong mùa dịch, các doanh chủ cần chú tâm vào những chi phí sau: khoản phí phải trả cho nhà cung cấp, khoản phải thu từ khách hàng, hàng tồn kho, các khoản vay của Ngân hàng.

Về khoản phí phải trả cho nhà cung cấp: tùy theo tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có sẵn lượng tiền mặt dồi dào nhưng sản phẩm khó bán vì thị trường xuống giá thì nên tìm đến những nhà cung cấp bắt trả tiền ngay nhưng nguyên liệu tốt mà rẻ, còn doanh nghiệp ở trường hợp ngược lại nên tìm đến nhà cung cấp tốt và mắc hơn chút song họ cho phép giãn công nợ dài hơn, ví dụ như từ 30 đến 35 ngày.

Về khoản phải thu từ khách hàng: đây là khoản doanh thu quan trọng của doanh nghiệp, nhưng trong thời buổi này chúng ta không thể chủ quan kiểu như mọi thứ đều thuận lợi như trước khi, mà nên nghĩ tới trường hợp có một vài khách hàng không trả công nợ trong 6 tháng thì doanh nghiệp sẽ gặp những rủi ro nào và cách phòng ngừa. Doanh nghiệp có thể tăng doanh thu thông qua việc chiết khấu cao cho khách hàng – nhất là những khách hàng thanh toán ngay, nhằm tạo động lực cho họ mua nhiều nhiều hàng cũng như trả nợ nhanh.

Về hàng tồn kho: chúng ta cần tối ưu hóa chi phí hàng tồn kho bằng cách tập trung vào 1 đến 2 mặt hàng có thể bán chạy trên thị trường và giảm hoặc cắt hẳn những mặt hàng không còn được ưa chuộng. Ở khía cạnh này, chúng ta cần nhìn chi tiết từng sản phẩm thay vì nhìn tổng thể.

Về các khoản vay Ngân hàng: thương lượng với Ngân hàng để giãn nợ để tránh phải chịu lãi suất trả chậm, đồng thời có thể tái cơ cấu các khoản nợ.

Doanh nghiệp sản xuất nên tối ưu hóa chi phí sản xuất trước khi sờ đến chi phí nhân sự hoặc mặt bằng

Ở khía cạnh khác, để giảm chi phí nhằm sinh tồn trong mùa dịch, các doanh nghiệp cần xem xét các loại chi phí khác nhau, nhất là những chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Ví dụ: doanh nghiệp có thể bỏ qua những khoản đầu tư chưa thực hiện được trong mùa dịch, còn chi phí khấu hao thì không nên quan tâm nữa.

Một mặt hàng chủ lực của của Constantia Vietnam.

“Các ngành nghề khác nhau sẽ có các cơ cấu chi phí khác nhau, ngành dịch vụ sẽ tốn rất nhiều phí thuê mặt bằng, ngành hàng công thì tiền thuê máy bay chiếm phần lớn chi phí… thế nên chúng ta phải dựa vào ngành nghề của bản thân mình là gì mới quyết định nên giảm chi phí ở đâu, để yên ở đâu.

Ví dụ: trong công ty dịch vụ, do dự án làm cho khách hàng không còn nhiều, doanh nghiệp có thể cho nhân viên làm 4 buổi/tuần, đồng thời đề nghị nhân viên nhận khoảng 80% mức lương như bình thường. Tôi cho đây là cách giải quyết mà cả 2 bên cùng thắng“, bà Nguyễn Phụng Trân cho biết.

Cũng theo bà Trân, trong một doanh nghiệp sản xuất, trừ phi không có đơn hàng hoặc không có nguyên liệu, còn nếu muốn giảm chi phí thì nên tối ưu hóa chi phí sản xuất hơn là cắt giảm nhân sự hoặc văn phòng.

“Quá trình sản xuất tốn rất nhiều chi phí – nhất là những doanh nghiệp làm theo đơn đặt hàng với nhiều mẫu mã sản phẩm khác nhau, nhưng khi trong điều kiện bình thường mình thường tin là mình đã làm tốt. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, thì dù nó có tốt đến mức nào chúng ta vẫn có cơ hội làm tốt hơn.

Nếu chúng ta sa thải 20% lượng nhân công và bắt 80% người còn lại làm tăng ca liên tục, thì có khi tiền tăng ca của 80% nhân công còn lại còn nhiều hơn số tiền lương mình trả cho 20% người bị cắt giảm. Hoặc nếu phòng ban nào đó dư người rồi bị cắt giảm, họ cũng cần thời gian từ 6 tháng đến 1 năm để cơ cấu lại, nên đây cũng không phải là giải pháp hiệu quả trong những lúc như thế này.

Tương tự, dù có chuyển văn phòng tới mặt bằng nhỏ hơn để giảm tiền thuê, thì chúng ta cũng phải tốn rất nhiều thời gian cũng như chi phí để dịch chuyển con người lẫn tài sản. Việc cắt giảm nhân sự hay mặt bằng không phải là giải pháp có tính bền vững. Còn khi chúng ta tối ưu hóa chi phí sản xuất nó có thể được dùng cho cả thời bình, sau Covid-19“, bà Trân phân tích.

Để có thể bắt tay vào kế hoạch trên, doanh nghiệp cần lập ra một nhóm kiểm soát chi phí và có một người đủ tầm dẫn dắt cũng như chịu trách nhiệm bổ sung những thành viên phù hợp.

Tại Constantia Vietnam, do làm lần đầu tiên, nên bà Trân là người dẫn dắt nhóm dự án. Một trong những hành động đầu tiên vị Tổng Giám đốc này khi bắt tay vào việc là đề nghị Giám đốc sản xuất làm sao giảm thiểu được thời gian nhàn rỗi của máy móc lẫn nhân công trong lúc máy hư hoặc chuyển đổi dây chuyền sản xuất. Tư duy đơn giản, nếu chúng ta có thể rút ngắn thời gian máy chết tức chúng ta sẽ tăng công suất sản xuất lên.

Tất nhiên, muốn làm được thế cần có sự phối hợp nhiều bộ phận, như bộ phận lên kế hoạch sản xuất sẽ kết hợp với bộ phận đơn hàng như thế nào để thời gian thay đổi dây chuyền giảm xuống, tiết kiệm chi phí sản xuất.

Ngoài ra, bà còn yêu cầu bộ phận vận hành kiểm soát giá nguyên vật liệu, hao hụt nguyên liệu trong khi sản xuất, tối ưu hóa năng suất của người lao động, không khuyến khích làm ngoài giờ, tìm nguồn nguyên liệu tốt và rẻ hơn trước đây chứ không ngồi 1 chỗ an phận…

Theo CafeBiz