Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, điều khác biệt nằm ở việc quản lý thời gian có hiệu quả hay không

Tất cả chúng ra ai cũng biết rằng Elon Musk có lịch làm việc điên cuồng nhiều gấp đôi số giờ làm trung bình của một người làm việc toàn thời gian. Ngoài ra, Elon Musk còn có thể dành 4 ngày một tuần để chơi với 5 đứa con của mình. Làm sao vị tỉ phú này quản lý thời gian mà vẫn làm việc hiệu quả?

Thực ra Elon Musk lên kế hoạch của một ngày của mình theo từng quãng thời gian 5ph và mọi thứ đều được ông lên kế hoạch từ trước. Phương pháp này có tên Timeboxing (đôi khi được gọi với cái tên Timeblocking) và trên thực tế nó được rất nhiều người khác sử dụng bao gồm Bill Gates và Cal Newport.

Về cơ bản Timeboxing là hành động đặt ra những khoảng thời gian nhất định cho mỗi công việc mà bạn phải làm và thiết lập chúng vào lịch trình làm việc hàng ngày của bạn.

Trước khi bắt đầu tìm hiểu về phương pháp quản lý thời gian này, hãy cùng bắt đầu với một câu hỏi: “Tại sao phải dùng phương pháp này?” hay “Tại sao phải “đóng gói” thời gian cho từng công việc?”

Có khá nhiều người chỉ trích phương pháp này, bởi họ cho rằng việc lên lịch trình trước cho cả một ngày chỉ biến bạn trở thành một con robot. Tuy nhiên, đây thực ra là một lối suy nghĩ khá sai lầm. Việc lên lịch trước cho một ngày nghĩa là bạn sẽ phải tôn trọng kế hoạch đã được định trước và bạn sẽ có ít thời gian rảnh rỗi linh tinh hơn. Và ai cũng biết mà, nhàn cư vi bất thiện, khoảng thời gian rảnh rỗi không có việc gì làm đôi khi lại là một điều vô cùng xấu.

Theo định luật Parkinson, công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian chúng ta ấn định cho nó. Vậy nên, về cơ bản, phương pháp Timeboxing giúp bạn tạo ra giới hạn có ích để có thể thực sự làm việc hiệu quả.

Điều trước tiên và quan trọng nhất, nó khiến bạn phải lựa chọn rất nhiều trong những lúc bạn không làm việc vì bạn đang tôn trọng kế hoạch đã đề ra nên bạn dành ít thời gian hơn cho việc phải suy nghĩ xem mình phải làm gì trước.

Thứ hai, vì lượng thời gian của bạn bị giới hạn, bạn sẽ không lãng phí nó và biết sắp xếp chúng một cách hiệu quả hơn.

Phương pháp này giúp bạn ghi lại những công việc mình đã làm, vì vậy, vào cuối tuần hoặc cuối này, bạn sẽ biết được chính xác bạn đã hoàn thành được bao nhiêu công việc đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của mình.

Cách áp dụng của Elon Musk là giới hạn cho những công việc của mình chỉ trong 5 phút. Ví dụ, Elon Musk chỉ cho phép mình ăn bữa trưa của mình trong vòng 5 phút hoặc ít hơn, thường là vào giờ nghỉ giữa một cuộc họp. Tuy vậy, bạn có thể làm theo phương pháp này theo một phiên bản “dễ thở” hơn theo những gợi ý sau:

Chia trang giấy ra làm 2 cột và cột thứ nhất là để ghi lại kế hoạch ban đầu. Sau đó, nếu kế hoạch thay đổi hay có điều gì gián đoạn trong ngày, bạn sẽ xem lại kế hoạch ở cột bên cạnh và sau đó tiếp tục công việc từ thời điểm đó.

Ước lượng thời gian cho từng kế hoạch cụ thể. Bạn cũng nên thiết lập một số khung thời gian ngắn giữa những kế hoạch đã vạch ra để giải quyết những việc xảy ra ngoài kế hoạch. Đôi khi những việc đột xuất bạn phải giải quyết ngay lập tức và có thể nằm trong khung thời gian đã được lên kế hoạch trước cho việc khác. Trong trường hợp như vậy, khung thời gian dự phòng sẽ giải quyết được vấn đề.

Để ước lượng thời gian một cách tốt nhất, bạn nên theo dõi sát sao thời gian biểu của mình. Nếu không, bạn có thể sử dụng ứng dụng Toggle, có cả phiên bản máy tính lẫn thiết bị di động. Về cơ bản, bạn chỉ cần ghi ra bạn sẽ làm gì (bạn có thể gắn thẻ nếu muốn) và nhấn bắt đầu công việc. Sau đó khi đã hoàn thành, bạn nhấn vào kết thúc. Việc theo dõi thời gian qua ứng dụng này dần dần sẽ giúp bạn biết được mỗi việc mình làm tốn bao nhiêu thời gian, và bạn bắt đầu có thể so sánh được sự chênh lệch giữa ước tính ban đầu với số liệu thực tế. Từ đó bạn có thể bắt đầu tính đoán trong đầu và dự đoán tốt hơn.

Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, điều khác biệt nằm ở việc quản lý thời gian có hiệu quả hay không. Với phương pháp đơn giản này, hy vọng bạn có thể tận dụng được tốt khoảng thời gian của mình, biến bản thân trở thành một người năng suất hơn.

Diệu Bảo

Theo Trí Thức Trẻ