Có một sự lãng phí kinh khủng tại Việt Nam là các tri thức trong tổ chức. Bao nhiêu tri thức, kinh nghiệm quý báu nằm trong đầu của các nhân viên, quản lý kỳ cựu đã cống hiến cho công ty cả chục năm. Và khi họ ra đi, tri thức đó cũng rời khỏi doanh nghiệp…
Chia sẻ tại hội thảo “Xây dựng tổ chức học tập trong thời đại kỹ thuật số” mới đây, chủ một doanh nghiệp than thở về tình trạng lao đao của doanh nghiệp khi liên tục mất đi những nhân sự chủ chốt. Những “key person” ra đi mang theo kiến thức về kỹ thuật sản xuất, kinh nghiệm… trong khi những người mới tuyển vào “lấp chỗ trống” chưa nắm bắt công việc được nhanh.
“Khoảng thời gian xây dựng đội ngũ kế nhiệm chưa thực sự hiệu quả. Thực tế trước nay chúng tôi chưa nghĩ đến chuyện này, mà rất an tâm với những nhân sự ấy. Và khi họ bất ngờ ra đi vì một lý do nào đó, doanh nghiệp lâm vào tình cảnh rất lao đao“, người này trải lòng.
Chúng ta nói nhiều về Quản trị Nhân sự mà ít nhắc tới câu chuyện Quản trị Tri thức
“Có một sự lãng phí kinh khủng tại Việt Nam là các tri thức trong tổ chức“, ông Nguyễn Thanh Sơn – Chủ tịch học viện MVV Academy, Nhà sáng lập Hệ thống Quản trị trải nghiệm học tập Everlearn chia sẻ.
Một doanh nghiệp phát triển chừng hai, ba chục năm thì những tri thức của họ với các vấn đề họ từng trải qua cực quý giá. Nhưng hầu như các doanh nghiệp của chúng ta không có một hệ thống quản trị tri thức – ông Sơn dùng từ “Knowledge Management“.
“Tại sao những tập đoàn tư vấn về quản trị doanh nghiệp lớn như McKinsey hoặc Boston Consulting Group (BCG) lại vượt trội so với các công ty tư vấn khác ở Việt Nam? Một phần là bởi hệ thống case study và tri thức được quản lý rất chặt chẽ của họ. Cứ 5 người làm tư vấn thì 1 người làm quản trị tri thức“.
“Đào tạo nhiều cho các doanh nghiệp, nhiều khi tôi thấy tại sao tri thức này lại lãng phí như vậy. Có bao nhiêu tri thức, kinh nghiệm quý báu nhưng nằm rải rác trong một doanh nghiệp, không được hệ thống mà lại nằm trong đầu của các nhân viên, quản lý kỳ cựu đã cống hiến cho công ty cả chục năm. Và khi họ ra đi, tri thức đó cũng rời khỏi doanh nghiệp…“, ông Sơn nói.
Về cách thức quản trị để giữ gìn tri thức trong doanh nghiệp khi các key person rời bỏ tổ chức, Chủ tịch học viện MVV Academy cho rằng trong một thế giới hoàn hảo, thông thường sẽ có “Knowledge Manegement Platform”, và tất cả kiến thức của doanh nghiệp sẽ được đưa vào đó.
Việc đưa nhóm kiến thức nào vào, theo ông Sơn, sẽ được định hướng căn cứ trên định hình về doanh nghiệp trong tương lai trong mắt của người lãnh đạo. Thường kiến thức đưa vào Knowledge Manegement Platform gồm 3 nhóm chính:
– Nhóm kiến thức cứng – kiến thức liên quan đến ngành nghề đang làm
– Kiến thức mềm
– Kiến thức quản trị
“Đấy là trường hợp trong một thế giới hoàn hảo, nhưng thế giới của chúng ta không hoàn hảo, nên thường chúng ta bắt đầu muộn. Và vì bắt đầu muộn nên lại muốn phải có ngay“, ông Sơn nhận định.
“Trong trường hợp này, tương tự như câu chuyện ở Viettel, phải có quy định rõ ràng với từng cấp quản lý là phải đi dạy cho người khác như thế nào. Với chúng tôi rất đơn giản, khi yêu cầu mọi người đi dạy, chúng tôi ghi lại tất cả, lưu trữ lại, như vậy ít nhất trong giai đoạn đầu chúng ta có những kiến thức nền tảng. Còn sau này, với từng vị trí, chúng tôi sẽ yêu cầu viết dưới dạng case study, để mọi người sau này có thể nhìn vào để học tập“.
Thực tiễn Quản trị Tri thức ở Thành Thành Công: Tập đoàn sở hữu 4.600 văn bản lập quy, mỗi trưởng đơn vị đều phải trở thành người giữ lại tri thức cho doanh nghiệp
Chia sẻ kinh nghiệm quản trị tri thức ở Tập đoàn Thành Thành Công, bà Lê Hà Thị Mai Thảo – Giám đốc quản trị nguồn nhân lực Tập đoàn nhìn nhận: Trong một doanh nghiệp, đội ngũ quản lý cấp trung là đội ngũ thực làm và thực quản nhất.
Ở Thành Thành Công có 2 cấp độ lưu giữ tri thức. Tại đó, mỗi trưởng đơn vị/ngành đều phải trở thành một nhà giữ lại tri thức cho doanh nghiệp.
Cấp độ đầu tiên là chuẩn hóa các quy trình, quy định, cẩm nang hướng dẫn công việc thành văn bản.
Ở Thành Thành Công có các thể loại “cẩm nang”, từ Cẩm nang bảo vệ, Cẩm nang lễ tân, Cẩm nang mua sắm…
“Cái gì cũng thành cẩm nang hết. Và tùy đối tượng lao động đó cấp thấp hay có tri thức cao mà chúng tôi sẽ chuyển từ chữ nghĩa sang hình ảnh, ví như ngành du lịch, cẩm nang về phục vụ sẽ có nguyên một bộ như vậy. Bên Sales thì có Sales Kit… Tất cả phải được văn bản hóa và trở thành quy định bắt buộc của doanh nghiệp“, bà Thảo chia sẻ.
Toàn tập đoàn có 4.600 văn bản lập quy, nên lập riêng một bộ phận chính sách. Mỗi đơn vị trực thuộc tập đoàn sẽ có một nhân sự đi cùng với các công tác chính sách của công ty. Hàng năm, các văn bản này sẽ phải được review nhằm làm mới, bổ sung, hoặc cập nhật.
Cấp độ lưu giữ tri thức thứ 2 là ở dạng bài giảng. Bà Thảo ví nếu 4.600 văn bản lập quy nói trên giống như góc cạnh cứng của doanh nghiệp, thì cấp độ này tiếp cận ở góc cạnh mềm, giúp đào tạo những kỹ năng sao cho những người này nghỉ thì những người khác vẫn có thể cáng đáng được phần việc của họ.
Tất cả bài giảng đều được phòng đào tạo lưu giữ làm tài sản, ghi danh mục quản lý các bài giảng này.
Mô hình quản trị tri thức hay Mô hình Tâm trí là 1 trong 5 đặc điểm cốt lõi của một tổ chức học tập, theo ông Nguyễn Thanh Sơn – cũng là Nhà sáng lập Hệ thống Quản trị trải nghiệm học tập Everlearn. 4 đặc điểm khác của một tổ chức học tập trong kỷ nguyên số là Hệ thống tư duy, Làm chủ cá nhân – chuyển vai trò học tập thụ động thành học tập chủ động, Học tập nhóm và Có tầm nhìn chung.
“Các doanh nghiệp Việt Nam cần phải thấy được việc cạnh tranh trong thời đại 4.0 là cạnh tranh về nhân lực, xây dựng văn hóa học tập nói riêng và phát triển thành tổ chức học tập nói chung là một chiến lược dài hạn đối với các tập đoàn, công ty. Với sự hỗ trợ và phát triển về công nghệ ngày nay, các tổ chức học tập trong doanh nghiệp sẽ biến người học thành người sáng tạo và chia sẻ và biến một tổ chức học tập thụ động thành một tổ chức học tập chủ động, không chỉ không lãng phí tri thức của tổ chức, mà còn có thể thương mại hoá các tri thức đó“, ông Sơn nhìn nhận.
Theo CafeBiz
