Trước nhu cầu nhắc việc để tránh bỏ sót, tăng thêm sự gắn kết, phối hợp nhịp nhàng mọi thành viên trong team nhằm hoàn thành mục tiêu chung nhanh hơn, các nền tảng quản lý công việc đã được cho ra đời. Chính vì thế để chọn ra được một công cụ trợ lý đắc lực cho cả team cần được cân nhắc kỹ lưỡng khi hiện nay có khá nhiều nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ.

Trello

Xuất hiện từ năm 2011, Trello có thâm niên phát triển cùng nhiều tính năng hỗ trợ quản lý dự án tương đối mạnh mẽ. Đây là công cụ quản lý vận hành theo phương pháp Kanban, tức trực quan hóa công việc thành các bảng thông tin, thẻ công việc cùng các trạng thái To-do, Doing, Done…

Các tính năng và giao diện trực quan của Trello được đánh giá phù hợp với nhóm nhỏ 3- 5 người có số lượng công việc không quá đồ sộ. Bởi khi vượt quá con số trên, hạn chế của nền tảng quản lý dự án này bắt đầu bộc lộ rõ hơn. Quá nhiều thẻ công việc khiến giao diện trở nên rối rắm, phức tạp khi cần tìm hay theo dõi đầu mục cụ thể nào đó.

Một điểm chưa tốt của Trello là việc tương tác giữa các thành viên trong team. Dù có thể trao đổi qua thẻ công việc nhưng công cụ này còn thiếu chỗ để cả nhóm trao đổi chung. Để giải quyết các đội nhóm phải dùng thêm một ứng dụng trao đổi (chat) bên ngoài nữa.

Ở góc độ quản trị, Trello thiếu đi giao diện để trưởng nhóm, người quản lý giám sát tiến độ hoàn thành công việc theo từng ngày cũng như dự án đang triển khai. Ngoài việc nhìn vào các hạng mục công việc đã hoàn thành, người quản lý còn cần tự tổng hợp và đối chiếu với mục tiêu công việc chung cả nhóm, khá bất tiện.

Google Task

Là công cụ nhắc việc của “gã khổng lồ” tìm kiếm Google, Google Task sở hữu điểm mạnh dễ dùng và có tính động bộ rất tốt với bộ ứng dụng quen thuộc khác như Gmail, Google Calendar. Ở góc độ người dùng cá nhân, đây là một công cụ giúp quản lý công việc lẫn nhắc nhớ mọi vấn đề khác trong cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Tuy nhiên thiếu đi các tính năng chia sẻ công việc với nhóm người dùng khác là điểm yếu lớn nhất của Google Task trong môi trường doanh nghiệp, startup hiện nay. Nói một cách khác, mọi đầu mục công việc được nhắc qua nền tảng này chỉ có mình bạn biết thôi, và khi làm teamwork bạn vẫn sẽ phải liên lạc, trao đổi đồng nghiệp hay gửi báo cáo cho sếp theo cách truyền thống như gặp mặt trực tiếp, email, chat.

Macaw

Lấy cảm hứng từ quy trình Agile Project Management vốn được ứng dụng tại các tập đoàn công nghệ lớn như Google, Amazon, Facebook, một đội ngũ startup người Việt Nam đã tinh lọc kỹ lưỡng những điều thiết yếu, sau đó tập trung vào làm cho sản phẩm trở nên thân thiện, đơn giản và dễ dùng nhất.

Ngay từ những thao tác đầu tiên, Macaw gây ấn tượng bằng giao diện trực quan theo flow công việc: lên kế hoạch công việc trong ngày – phối hợp với team – tập trung hoàn thành công việc. Sau khi đăng nhập vào, người dùng chỉ mất vài phút làm quen là đã có thể sử dụng, phối hợp với mọi người trong team một cách thuần thục.

Được thiết kế để phù hợp với ngay cả nhóm lớn, các hạng mục công việc cả team được thể hiện trực quan và dễ theo dõi công việc từng người ở mục Collaborate. Tại đây còn có phần Discussion để cả team trao đổi nhanh công việc, không cần phải dùng tới các ứng dụng nhắn tin bên ngoài.

Đồng thời các thành viên trong team có thể tương tác với nhau qua từng đầu mục công việc cụ thể, gửi file đính kèm một cách nhanh chóng. Việc gắn nhãn, đặt cờ ưu tiên cho các hạng mục khác nhau là tính năng rất hữu ích khi giúp người dùng dễ dàng nhận biết hơn ngay cả lúc số lượng công việc đang triển khai là rất nhiều.

Một điểm rất hay và khác biệt của Macaw so với các công cụ quản lý khác là mục Focus, cho phép người dùng tập trung vào hoàn thành từng công việc đã lên kế hoạch làm trước đó. Việc sử dụng mục Focus còn đồng thời thông báo cho các thành viên khác trong team biết công việc nào đang được xử lý với dòng chữ “work in progress” xuất hiện bên dưới.

Nền tảng quản lý dự án Macaw còn là công cụ lý tưởng dành cho các trưởng nhóm, nhà quản lý khi có thể nắm bắt mọi công việc đang triển khai theo thời gian thực. Biểu đồ Burn-up tại mục Collaborate cho biết nhanh hiệu suất làm việc toàn team so với mức lý tưởng (đường ngắt quãng màu xanh lá). Tiến độ các dự án thực hiện được bao nhiêu phần có thể xem được trong mục Backlog bất cứ lúc nào. Nhờ theo sát nên nhà quản lý sẽ nhanh chóng biết được vấn đề phát sinh làm chậm tiến độ công việc, từ đó có kế hoạch hỗ trợ, xử lý kịp thời.

Mỗi công cụ đều có ưu nhược khác nhau và phù hợp với từng đối tượng người dùng. Với lợi thế được đầu tư, nghiên cứu kỹ lưỡng về nhu cầu chuyên nghiệp hóa làm việc teamwork, Macaw có nhiều ưu điểm rất riêng sẽ là lựa chọn lý tưởng dành cho các startup, phòng ban thuộc các doanh nghiệp vừa & nhỏ tại Việt Nam hiện nay.

Phương Dung

Theo ICTNEWS