Việc xây dựng bộ quy trình, quy chuẩn được số hóa về cách chạy một chiến dịch PR, định mức và quy chế khi tiến hành chiến dịch truyền thông trên mạng xã hội hay quảng cáo trên báo đài là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. 

Chủ doanh nghiệp thường băn khoăn với những câu hỏi như liệu agency (công ty dịch vụ truyền thông quảng cáo) và phòng marcom (tiếp thị truyền thông) có thực hiện đúng cam kết khi họ vẫn tiêu tiền của công ty mỗi tháng? Liệu chi phí cho một đối tác truyền thông hay marketing có tương xứng với những gì đang triển khai? Doanh nghiệp đang được hời với đơn hàng giá thấp hay lỗ với hợp đồng giá cao?

Thậm chí, khi đi được nửa đường vẫn băn khoăn với câu hỏi liệu doanh nghiệp có cần agency tham gia chiến dịch truyền thông quảng cáo từ đầu hay giao đội ngũ in-house (bộ phận marketing thuộc doanh nghiệp) có thể tự làm tất cả? Những câu hỏi ấy chỉ được trả lời khi doanh nghiệp đã chuẩn bị tốt cho nguồn lực marcom với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, kiên nhẫn xây dựng thương hiệu. 

Hiểu biết hành vi khách hàng

Các phương thức tiếp thị không chỉ đơn giản là hình ảnh sản phẩm mà khách hàng cảm nhận được, mà còn cả kỹ thuật SEO và hiểu biết về những điều mà khách hàng không thể hiện khi tiếp xúc với nhãn hàng. Các doanh nghiệp thành công luôn ưu tiên nghiên cứu hành vi mua sắm của khách hàng.

Bởi vậy, khi đội ngũ marcom của doanh nghiệp hiểu biết về hành vi khách hàng, họ sẽ cung cấp cho agency dữ liệu đủ để các chuyên gia tư vấn dựa trên đó đưa ra đề xuất tiếp thị phù hợp và hiệu quả nhằm hấp dẫn nhóm khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới.

Điều này cũng có nghĩa, agency mà doanh nghiệp chọn phải hiểu biết về hành vi khách hàng. Đầu tư cho việc thấu hiểu khách hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải có bộ phận chuyên nghiên cứu hay thuê chuyên gia agency nghiên cứu, hoặc mua ứng dụng để có thể theo dõi hành vi, thói quen tiêu dùng và sử dụng phương tiện truyền thông của khách hàng. 

Chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ

Thường thì khi bắt đầu kinh doanh, doanh nghiệp chỉ chú ý đến doanh số. Nhưng khi kinh doanh đủ lớn, các vấn đề mới bắt đầu phát sinh. Khi doanh nghiệp có phòng marcom, đội ngũ đó chính là agency in-house. Nếu doanh nghiệp không xây dựng quy trình công việc cho đội ngũ này, mỗi nhân viên hoặc đội nhóm đến rồi đi sẽ để lại những dữ liệu ngổn ngang với nội dung không rõ ràng, thậm chí không rõ nguồn gốc. Việc thiết lập quy trình làm việc cho nhân viên marcom sẽ giúp hồ sơ hóa công việc, dù ai tiếp quản thì những dữ liệu đó vẫn được tiếp nối mà doanh nghiệp đã triển khai trong quá trình hoạt động. 

Do đó, việc xây dựng bộ quy trình, quy chuẩn được số hóa về cách chạy một chiến dịch PR, định mức và quy chế khi tiến hành chiến dịch truyền thông trên mạng xã hội hay quảng cáo trên báo đài là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Với hồ sơ quy chuẩn này, khi thuê một agency sẽ giúp giữ được hình ảnh và định vị thương hiệu cũng như tuân thủ các quy định, nguyên tắc của doanh nghiệp và giúp tối ưu hóa ngân sách trong định mức cho phép. Đồng thời, các dữ liệu được lưu trữ đầy đủ trong từng  chiến dịch tiếp thị còn để so sánh hiệu quả giữa chiến dịch này với chiến dịch khác, hoạt động của năm nay so với năm trước. 

Chọn công cụ phù hợp

Các chiến dịch tiếp thị truyền thông tổng thể, còn gọi là IMC – Integrated Marketing Communication thường yêu cầu nhiều công cụ. Công cụ càng tinh vi, đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp càng cần được đào tạo cách sử dụng sao cho hiệu quả nhất. Ví dụ như nếu doanh nghiệp sử dụng chiến dịch tiếp thị trực tuyến thì cần có công cụ tự động gửi email tới hàng loạt khách hàng theo danh sách chuẩn bị sẵn.

Tùy thuộc vào ngân sách và sự thấu hiểu thói quen mua hàng và hành vi sử dụng phương tiện truyền thông của khách hàng, doanh nghiệp cần cân nhắc, lựa chọn các phương tiện, công cụ truyền thông phù hợp để tránh lãng phí. Tùy thuộc vào năng lực của đội nhóm, doanh nghiệp sẽ chọn agency để thực hiện trọn gói hoặc một phần công việc của chiến dịch như chạy quảng cáo trực tuyến, sản xuất nội dung truyền thông cụ thể như TVC hay Viral Clip. 

Xây dựng đội ngũ đa năng

Để quản lý hay tổ chức thực hiện khối lượng công việc với rất nhiều sản phẩm và các kênh truyền thông, đòi hỏi đội ngũ marcom của doanh nghiệp phải có kỹ năng lập kế hoạch, triển khai sản xuất, kinh doanh, làm việc nhóm… Đó chính là lý do mà doanh nghiệp phải có nguồn ngân sách cho việc tuyển dụng, bồi dưỡng để có được nguồn nhân lực chất lượng cao. 

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực để có đủ nhân lực cho mọi hoạt động, nên đã thuê agency phụ trách hoạt động marcom.

Do vậy, xu hướng thuê freelancer (người làm tự do) đang thay thế dần xu hướng tìm đến agency chuyên nghiệp. Bởi mức chi phí dành cho nhóm này thấp hơn nhưng doanh nghiệp vẫn có được những người làm việc chuyên nghiệp, chất lượng cao. 

Thời gian cũng là một khoản đầu tư

Với xu hướng tiếp thị kỹ thuật số ngày càng gia tăng, doanh nghiệp bắt đầu đổ tiền vào các nền tảng trực tuyến và trông đợi nhiều vào hiệu quả tức thời. Tuy nhiên, thời gian trung bình để một website của doanh nghiệp có được lượng truy cập tự nhiên (nội dung không mất tiền chạy quảng cáo mà chỉ dùng kỹ thuật SEO) là khoảng nửa năm. Thực tế đã chứng minh nhiều doanh nghiệp đã phải nỗ lực tiếp thị trong suốt nhiều năm mới thành công.

Bởi vậy, đầu tư thời gian cho truyền thông tiếp thị chính là khoản đầu tư đem lại giá trị lâu dài. Google xếp hạng website và nội dung đáng chú ý dựa trên việc truy cập tự nhiên của khách hàng, do đó tạo ra và xuất bản nội dung hấp dẫn một cách tự nhiên trong khoảng thời gian dài là con đường để doanh nghiệp tồn tại trong xu hướng marcom 4.0 chứ không phải đơn thuần chỉ là đổ tiền cho công cụ và quảng cáo. 

Xây dựng đội ngũ và triển khai hoạt động marcom cần kiên trì cũng như tâm huyết của chủ doanh nghiệp. Nhưng dù lựa chọn xây dựng đội ngũ bên trong hay thuê agency bên ngoài, các nhà quản lý doanh nghiệp cần hiểu rõ về khách hàng, năng lực đội ngũ, thời gian cần thiết để nhìn thấy hiệu quả. Có như vậy mới có quyết định đúng khi lựa chọn con người và đối tác xứng đáng với ngân sách đầu tư. 

Theo DNSG