Bộ phận nhân sự không cần nhập liệu thủ công, họ có thể tổng hợp ra bảng công chỉ trong vài phút, vì ứng dụng Base Timesheet có khả năng kết nối và tự động lấy dữ liệu từ ứng dụng Base Checkin và ứng dụng quản lý ngày nghỉ phép Base Timeoff.
Mỗi tháng, các doanh nghiệp luôn mất rất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu chấm công và số ngày nghỉ phép của nhân sự. Do phải làm việc thủ công với một lượng lớn dữ liệu phân mảnh, bộ phận C&B và nhân sự thường gặp khó khăn và không tránh khỏi những sai sót, như tính thiếu ngày công, bảng công không chính xác hoặc không có cách nào đối soát dữ liệu. Điều này thường tạo ra những trải nghiệm không tốt cho nhân viên.
Để giúp các doanh nghiệp giải quyết các khó khăn này, Base ra mắt bộ ứng dụng nhân sự gồm ba sản phẩm: Base Checkin để quản lý dữ liệu chấm công, Base Timesheet để bộ phận nhân sự tính công tự động và Base Timeoff để quản lý và phê duyệt ngày phép. Các ứng dụng sẽ được tích hợp sẵn vào ứng dụng Base HRM.
“Ở vị trí quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp muốn nhân viên của mình tập trung vào những việc quan trọng hơn là đếm số ngày công. Nhưng thực tế họ không biết rằng nhân viên của họ luôn mất rất nhiều thời gian cho việc này bởi việc ghi nhận ngày công thường không chính xác. Vì vậy trước mỗi kỳ lương, nhiều bộ phận mất cả ngày làm việc chỉ kiểm tra lại dữ liệu chấm công, nhiều khi đã không còn đầy đủ cho cả tháng. Chúng tôi nghĩ rằng Doanh nghiệp phải có nhiều mục tiêu quan trọng hơn, và ít nhất việc chấm công không nên là thứ họ phải gặp khó khăn nữa.” – đại diện của Base.vn chia sẻ.
Bộ ứng dụng đầy đủ dành cho cả nhân viên và bộ phận nhân sự – C&B
“Chúng tôi cố gắng để việc quản lý công lương là một trải nghiệm dễ dàng và toàn diện. Điều đó có nghĩa là bộ phận nhân sự không cần nhập liệu thủ công, họ có thể tổng hợp ra bảng công trong vài phút trên ứng dụng Base Timesheet. Ứng dụng này tự động lấy dữ liệu chấm công qua ứng dụng Base Checkin và ứng dụng quản lý ngày nghỉ phép Base Timeoff. Đối với nhân viên, họ sẽ luôn biết chính xác được ngày công thực tế của mình do dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, họ cũng có thể xin nghỉ phép trực tuyến để được phê duyệt thông qua ứng dụng Timeoff.” đại diện của Base chia sẻ.
Đây là cách thức để làm giảm thiểu áp lực và tiết kiệm thời gian cho bộ phận C&B. Quan trọng hơn nó giúp cho những nỗ lực của nhân viên được ghi nhận xứng đáng và đảm bảo lợi ích cho tất cả mọi người.
Base Timeoff để quản lý & phê duyệt các yêu cầu nghỉ phép.
Chính sách nghỉ phép chính là một trong những nguyên nhân gây ra nhiều rắc rối nhất cho việc chấm công – tính lương. Hàng tháng, bộ phận C&B thường mất nhiều thời gian để tổng hợp hoặc kiểm tra xem mỗi nhân sự còn bao nhiêu ngày phép, quản lý đã duyệt thời gian nghỉ phép cho họ chưa, nhân sự có nghỉ quá số ngày quy định?
Base Timeoff được kỳ vọng sẽ giúp bộ phận C&B giải quyết triệt để những công việc thủ công phức tạp trên. Phần mềm Base Timeoff hỗ trợ 5 loại đề xuất chính: Nghỉ phép năm, Nghỉ phép cá nhân, Đi công tác, Làm việc ngoài văn phòng, Nghỉ không lương. Các nhà quản lý có thể tạo ra các nhóm đề xuất chi tiết hơn tuỳ theo chính sách công ty.
Sau khi thiết lập các loại đề xuất, phần mềm sẽ tự động kiểm tra số ngày phép còn lại của nhân viên, tự động khoá quyền yêu cầu nghỉ phép khi số ngày nghỉ vượt quá số lần cho phép, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra, đối chiếu cho bộ phận C&B. Mọi dữ liệu yêu cầu xin nghỉ, đi công tác của nhân viên đều được xuất ra đầy đủ dưới dạng file excel, hoặc được kết nối dữ liệu sang Base Timesheet để tính toán bảng công cuối cùng.
Base Checkin quản lý dữ liệu chấm công của nhân viên, hạn chế mất dữ liệu do hỏng máy móc
Độ chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu chấm công là yếu tố quan trọng nhất đối với bộ phận C&B khi tiến hành nghiệp vụ. Nhưng thực tế rủi ro vẫn có thể xảy ra khi máy chấm công bị hỏng, dữ liệu không được sao lưu hoặc mắc phải những sai sót trong quá trình nhập liệu.
Để giải quyết những vướng mắc này, Base Checkin hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu hàng ngày hoặc theo thời gian thực. Nhân viên cũng có thể truy cập để xem bảng công mỗi ngày, vì dữ liệu luôn được cập nhật “real time”. Quan trọng hơn họ có thể thông báo ngay với bộ phận nhân sự nếu có sai sót xảy ra.
“Quản lý công không chỉ đơn thuần là quản lý sự có mặt của nhân viên, mà còn là sự công nhận công sức của nhân viên đóng góp cho tổ chức. Một hệ thống quản lý công lương tốt sẽ thiết lập kỷ luật, trật tự, thúc đẩy văn hoá làm việc nghiêm túc trong tổ chức. Khi việc trả lương được xử lý công bằng, minh bạch, nhân viên sẽ không còn căng thẳng từ việc chấm công thiếu sót, mà cảm thấy an tâm và hài lòng về môi trường làm việc tại công ty – Đó là điều mà chúng tôi mong muốn khi xây dựng bộ giải pháp này ” – đại diện Base chia sẻ.
Base Timesheet tự động tổng hợp dữ liệu công của nhân viên, từ chấm công đến nghỉ phép.
Thời gian từng bị lãng phí khi thực hiện các công việc thủ công giờ hoàn toàn được xử lý tốt hơn bằng một quy trình tự động. 90% gánh nặng của bộ phận C&B sẽ được giải quyết bằng Base Timesheet, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu từ máy chấm công, từ phần mềm chấm công (Base Checkin), từ phần mềm quản lý ngày nghỉ phép (Base Timeoff) để cho ra bảng công hoàn chỉnh.
Đặc biệt đối với Base Timesheet bộ phận C&B có thể tự định nghĩa các công thức tính công linh hoạt giống như công thức Excel. Vì vậy, bảng công có thể được tính với những nhu cầu rất đặc thù của mỗi doanh nghiệp.
Nói về kỳ vọng đối với bộ sản phẩm mới, đại diện Base khẳng định: “Mỗi sản phẩm công nghệ lúc đầu sẽ đơn thuần là một công cụ. Sản phẩm đủ tốt khi được áp dụng hiệu quả sẽ thay đổi thói quen và tạo ra những cách thức làm việc mới. Với bộ ba ứng dụng quản lý ngày công & nghỉ phép, chúng tôi tin rằng việc chấm công tính lương cho nhân viên sẽ trở thành một công việc nhẹ nhàng và đơn giản cho mọi doanh nghiệp”
Theo Nhịp sống kinh tế
