Làm thế nào để bắt đầu và hoàn thiện một kế hoạch nhân sự có thể phục vụ tốt nhất cho việc hoàn thành mục tiêu kinh doanh của công ty?

Hãy để những chuyên gia phát triển nhân sự thuộc Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực tại Hoa Kỳ (SHRM) với những dẫn chứng có giá trị và hướng dẫn tư duy đặt câu hỏi phù hợp giúp bạn dễ dàng  hoạch định một kế hoạch nhân sự gồm 6 bước cụ thể và rõ ràng, đảm bảo kế hoạch bám xác với mục tiêu chung của tổ chức sau đây.

6 bước hoàn thiện một kế hoạch nhân sự (Staffing Plan)

Bước 1: Đánh giá các mục tiêu

Bước đầu tiên trong việc xây một kế hoạch nhân sự là đánh giá các mục mà tiêu tổ chức cần đạt được. Bằng cách nhận ra những mục tiêu này, các chuyên gia nhân sự có thể tạo điều kiện và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để những mục tiêu được hoàn thành.

Các chuyên gia nhân sự cũng cần nắm rõ những mục tiêu của phòng ban – những mục tiêu liên kết và hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức. Cần tiếp cận những lãnh đạo của phòng ban khác để hiểu kế hoạch và kỳ vọng cho năm kế tiếp, những dự án và chiến lược hay bất cứ sự thay đổi nào khác trong quy trình làm việc có thể phải cần đến sự điều chinh nhân sự.

Một vài câu hỏi có thể giúp nhà quản lý nhân lực có thể xác định và đánh giá chính xác những mục tiêu bao gồm:

– Những mục tiêu chiến lược của tổ chức cho năm kế tiếp là gì?

– Bộ phận HR sẽ hỗ trợ cho việc thực hiện những mục tiêu nói trên bằng cách nào?

– Tôi cần đặt ra những mục tiêu gì cho phòng ban mình để phù hợp với mục tiêu của tổ chức?

– Sự hỗ trợ mà những bộ phận khác mong muốn nhận được từ bộ phận HR trong năm kế tiếp là gì?

– Đâu là những mục tiêu nội bộ nhân sự muốn đạt được trong năm kế tiếp?

Bước 2: Xác định những tác nhân ảnh hưởng

Trong bước này, nhà quản lý nhân lực sẽ xác định những yếu tố có khả năng làm ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự. Những yếu tố đó có thể xuất phát từ bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, có thể mang tính tích cực hoặc tiêu cực, là những yếu gián tiếp tác động đến kế hoạch mà tổ chức khó kiểm soát được.

Để hoàn thành bước này, các chuyên gia nhân sự nên “Brainstorming” để xác định mọi thứ có thể ảnh hưởng đến lực lượng lao động của họ và liệt kê các tác nhân ảnh hưởng lại theo nhóm.

Đặt ra những câu hỏi sau để hoàn thiện quá trình xác định những tác nhân ảnh hưởng:

– Những xu hướng nào đang ảnh hưởng đến sự phát triển trình độ, kỹ năng?

– Liệu sự thay đổi trong luật lệ, chính sách có làm ảnh hưởng đến lực lượng lao động?

– Thay đổi trong công nghệ ảnh hưởng ảnh hưởng đến cung và cầu lao động như thế nào?

– Liệu đối thủ cạnh tranh của công ty sẽ ảnh hưởng đến nguồn cung lao động như thế nào? Hoạt động tuyển dụng hay sa thải nhân viên của đối thủ cạnh tranh sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến nguồn cung lao động trên thị trường nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng?

-Những yếu tố kinh tế và tài chính sẽ có ảnh hưởng gì đối với kế hoạch nhân sự của công ty?

Bước 3: Phân tích tình trạng hiện tại của bộ phận nhân sự

Đối với bước này, nhà quản lý nhân lực trước tiên phải tập hợp tất cả những thông tin liên quan đến tình trạng hiện tại của bộ phận. Cụ thể, quá trình tập hợp thông tin sẽ liên quan đến việc lập danh sách tất cả nguồn nhân sự hiện có bao gồm nhân viên chính thức, nhân viên tạm thời hoặc nhân viên hỗ trợ thực hiện mục tiêu chức năng nào đó.

Tiếp theo, nhà quản lý nhân lực sẽ quyết định sử dụng công cụ hoặc hệ thống nào để có được dữ liệu phân tích cần thiết. Dữ liệu cần thiết cho một kế hoạch nhân sự tổng quát và hoàn chỉnh có thể đến từ nhiều nguồn như hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) hoặc bảng lương, hệ thống điều hành lịch trình hoặc quản lý tài năng. Nếu kế hoạch nhân sự nhằm mục đích định số nhân viên thì bảng lương hoặc hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) có thể đáp ứng được. Tuy nhiên nếu kế hoạch nhân sự hướng đến mục đích xây dựng và cải thiện năng lực thì thông tin từ hệ thống quản lý tài năng sẽ chính xác hơn.

Ngoài ra, trong bước phân tích tình trạng hiện tại này, dự đoán và đánh giá những yếu tố có thể khiến thay đổi cấu trúc của các bộ phận phòng ban như khả năng nhân viên/lãnh đạo nghỉ việc trước thời hạn, khả năng gia nhập của nhân viên mới hoặc những vị trí đang tuyển dụng hiện tại,… cũng đóng một vai trò rất quan trọng.

Một vài câu hỏi dưới đây sẽ giúp quá trình phân tích bước thứ 3 trở nên dễ dàng hơn:

– Hệ thống thông tin nào nên được nghiên cứu để phục vụ cho quá trình phân tích tình trạng hiện tại và đảm bảo phù hợp với mục đích kế hoạch nhân sự đặt ra.

– Nhân viên hiện tại của bộ phận HR là ai? Năng lực của họ như thế nào? Trách nhiệm của những vị trí công việc đó là gì?

– Liệu rằng những nhân viên bên ngoài phòng ban có đang tác động đến quá trình thực hiện mục tiêu của bộ phận HR?

– Liệu rằng đối tác, nhà cung cấp hoặc bất cứ đối tượng nào thuộc bên ngoài công ty có đang ảnh hưởng đến mục tiêu chung của bộ phận HR?

Bước 4: Hình dung những nhu cầu

Trong bước 4, nhà quản lý nhân lực sẽ hình dung những yếu tố cần và đủ để thực hiện được mục tiêu đã đặt ra ở bước 1. Định hình những nhu cầu với tâm thế không bị ảnh hưởng bởi tình trạng hiện tại của nhân sự là chìa khóa then chốt cho bước này.

Việc hình dung những nhu cầu này có thể bắt đầu từ góc độ số lượng nhân viên, tuy nhiên tiếp cận từ góc độ trình độ chuyên môn hay kỹ năng của nhân viên sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn.

Đặt ra những câu hỏi sau để định hình những nhu cầu một cách chính xác nhất:

– Những kỹ năng nào đòi hỏi bộ phận HR cần có để hoàn thành được mục tiêu trong năm nay?

– Số lượng người cần có để đáp ứng được mục tiêu nhân sự đã đặt ra và tìm những người đó ở đâu?

– Nhân sự có đang thay đổi liên tục trong suốt năm? Viễn cảnh nhân sự ở 6 tháng hoặc 12 tháng tiếp theo sẽ như thế nào?

– Kết hợp thầu nhân lực, nhân viên chính thức và chuyên gia thuê ngoài như thế nào là lý tưởng nhất giúp mục tiêu được thuận lợi hoàn thành?

– Ngân sách cần có đạt được những mục tiêu ấy?

Bước 5: Thực hiện Phân tích “Gap” (lỗ hổng) – Gap Analysis

“Gaps” có thể bao gồm sự thiếu hụt nhân sự, yếu kém trình độ chuyên môn hay chỉ đơn giản là đặt sai người ở sai vị trí.

Những thông tin từ việc phân tích những “gaps” nói trên sẽ giúp người quản lý nhân lực phát hiện ra những khiếm khuyết cần giải quyết trong việc thực hiện vai trò chức năng của bộ phận HR. Tuy nhiên không cần phải xem những “gaps” kể trên là điểm yếu, thay vào đó hãy xem chúng là những cơ hội để cải tiến và nâng cấp vai trò chức năng của bộ phận HR đến một tình trạng hoàn thiện hơn.

Nhà quản lý nhân lực cói thể tham khảo một vài câu hỏi dưới đây trong quá trình thực hiện phân tích “Gap”:

– Cần điều chỉnh nhân sự hiện tại ở những vị trí nào?

– Liệu rằng những nhân tố như hiệu suất làm việc hay tính biến động có đang ảnh hưởng đến tình trạng nhân sự hiện tại?

– Trong từng bộ phận chức năng của công ty đang có sự thiếu hụt nhân viên có chuyên môn nào hay không?

– Liệu có cần phải thực hiện sự kết hợp đa chức hay không? Nếu cần thì sẽ củng cố mối hợp tác ấy bằng cách nào?

Bước 6: Phát triển một kế hoạch giải pháp.

Bước 6 bao gồm việc xác định thời gian (khi nào nên thuê hoặc thăng chức nhân viên cụ thể) và dự tính chi phí tương xứng với vòng tuần hoàn ngân sách. Đây là bước cuối cùng trong quá trình thiết lập một kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh.

Một vài câu hỏi có thể giúp nhà quản lý nhân lực có thể phát triển kế hoạch giải pháp bao gồm:

– Với tất cả những dữ liệu và thông tin thu thập và phân tích ở các bước trên, làm thể nào để sử dụng để hiệu quả để đạt được mục tiêu đặt ra ở bước 1?

– Cần phải điều chỉnh nhân sự tại thời điểm và vị trí nào để hỗ trợ thực hiện mục tiêu chung của cả tổ chức?

– Mức độ chuyên môn cần định ra cho mỗi vai trò/chức vụ là gì?

– Cách đối mặt với những nhân tố ảnh hưởng xác định ở bước 2?

– Cách giải quyết những “gap” phân tích ở bước 5?

– Tần suất xem lại kế hoạch nhân sự là bao lâu để đảm bảo nó vẫn đáp ứng được những nhu cầu của tổ chức?

Phân biệt kế hoạch nhân sự và kế hoạch lực lượng lao động? (Staffing Plan vs Workforce Plan)

Kế hoạch nhân sự và kế hoạch lực lượng lao động là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn. Các nhà quản lý nhân sự nên có nền tảng kiến thức vững chắc để phân biệt hai khái niệm và áp dụng tốt hơn vào quy trình thực hiện cụ thể:

Thiết lập kế hoạch nhân sự là bước đầu tiên trong xây dựng kế hoạch lực lượng lao động và cũng là bước khởi đầu đóng vai trò quan trọng trong việc định hình đội ngũ nhân sự tương lai cho công ty. Tựa như chiếc chìa khóa giúp nhà quản lý nhân lực mở ra chiếc hòm quý giá chứa đựng con người với tất cả tài năng đặc biệt đang đợi được khai phá.

Theo SHRM